Zásady ochrany osobních údajů a používání souborů cookie

• Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowskiul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, PolskoNIP (polské DIČ): 841-161-18-09e-mail: kontakt@varilo.euWebové stránky: varilo.pl

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s provozem služby Varilo, správou účtů, uzavíráním a plněním smluv a komunikací s uživateli je Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Polsko, NIP: 841-161-18-09.

Kontakt pro záležitosti ochrany osobních údajů a soukromí: kontakt@varilo.eu.

Varilo je platforma typu Software as a Service (SaaS) určená k vytváření a vyplňování kontrolních seznamů (checklistů), provádění kontrol, inspekcí a obchůzek, jejich zpřístupňování mimo jiné prostřednictvím QR kódů nebo NFC štítků, evidenci neshod a generování reportů a statistik.

2. Dvojí role služby Varilo v oblasti ochrany osobních údajů

2.1. Varilo v roli správce údajů

Varilo vystupuje v roli správce osobních údajů v případech, kdy samostatně určuje účely a prostředky zpracování, zejména ve vztahu k osobám zakládajícím účet, administrátorům účtů, zástupcům Zákazníků, osobám kontaktujícím Varilo, fakturačním údajům a technickým údajům nezbytným pro zajištění bezpečnosti a správného fungování Služby.

2.2. Varilo v roli zpracovatele údajů

Pokud Zákazník vkládá do služby Varilo osobní údaje jiných osob v rámci kontrolních seznamů, inspekcí, reportů, komentářů, fotografií nebo příloh, je správcem těchto údajů zpravidla Zákazník a Varilo je zpracovává jménem Zákazníka jako zpracovatel.

To platí i v případě, kdy osoba vyplní kontrolní seznam po naskenování QR kódu, přiložení k NFC štítku nebo otevření sdíleného odkazu, aniž by si vytvořila vlastní účet ve službě Varilo. Zákazník odpovídá za stanovení právního základu pro shromažďování těchto údajů a za poskytnutí potřebných informací o zpracování osobních údajů dotčeným osobám.

Podrobná pravidla tohoto zpracování jsou upravena ve Smlouvě o zpracování osobních údajů (DPA) služby Varilo.

3. Údaje, které zpracováváme jako správce

• údaje o účtu a uživateli: jméno a příjmení, e-mailová adresa, organizace, pracovní role, informace o oprávněních a účtu;
• údaje o Zákazníkovi a fakturační údaje: název společnosti, IČO/DIČ (NIP), adresa, údaje kontaktní osoby, zvolený Tarif, informace o fakturaci a platbách;
• kontaktní údaje a korespondence poskytnuté při komunikaci se službou Varilo;
• technické údaje: IP adresa, datum a čas připojení, informace o prohlížeči a zařízení, údaje o relaci (session), záznamy o přihlášení a události týkající se bezpečnosti;
• další údaje dobrovolně poskytnuté službě Varilo v souvislosti se správou účtu, požadavkem na technickou podporu nebo uzavřením smlouvy.

Varilo v současné době nezpracovává platby kartou ani online platby. Platba za Službu se provádí bankovním převodem na bankovní účet uvedený na faktuře vystavené Poskytovatelem služby.

4. Účely a právní základy zpracování

5. Údaje zpracovávané jménem Zákazníka

Zákazník určuje rozsah údajů obsažených v kontrolních seznamech a inspekcích. Tyto údaje mohou zahrnovat zejména jméno a příjmení, pracovní pozici nebo oddělení, identifikátory zařízení, strojů, vozidel nebo lokací, odpovědi ve formulářích, datum a čas inspekce, komentáře, fotografie, přílohy, informace o neshodách a další údaje zadané Zákazníkem nebo osobou provádějící inspekci.

Zákazník je povinen uplatňovat zásadu minimalizace údajů a neshromažďovat prostřednictvím služby Varilo údaje, které nejsou nezbytné pro účely dané inspekce.

Zvláštní kategorie osobních údajů uvedené v čl. 9 GDPR by měly být ve službě Varilo zpracovávány pouze tehdy, je-li to skutečně nezbytné a má-li Zákazník k dispozici odpovídající právní základ a bezpečnostní záruky.

6. Hosting a příjemci údajů

Hlavním poskytovatelem hostingové infrastruktury využívané k provozu služby Varilo a ukládání dat je společnost Name.com. V rozsahu, v jakém Name.com zpracovává data uložená v hostingovém prostředí jménem služby Varilo, vystupuje jako další zpracovatel (subprocesor).

Údaje mohou být zpřístupněny dalším subjektům pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby nebo splnění zákonných povinností, včetně poskytovatelů technické podpory, účetních nebo právních služeb (pokud Varilo tyto služby využívá), a příslušným orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

Varilo neprodává osobní údaje Zákazníků ani Uživatelů.

7. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Společnost Name.com je poskytovatel se sídlem ve Spojených státech amerických. Podle veřejně dostupných podmínek společnosti Name.com vztahujících se na hostingové služby mohou být údaje související s poskytováním těchto služeb předávány mimo Evropský hospodářský prostor (EHP) a zpracovávány ve Spojených státech amerických.

Pokud poskytování služby Varilo zahrnuje předání osobních údajů mimo EHP, je toto předání uskutečněno na základě mechanismu povoleného podle kapitoly V GDPR, který odpovídá příjemci a okolnostem předání – zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo vhodných smluvních záruk, jako jsou standardní smluvní doložky.

Informace o uplatňovaných bezpečnostních zárukách si můžete vyžádat na adrese kontakt@varilo.eu.

8. Doba uchovávání údajů

• údaje o účtu a smluvní údaje – po dobu trvání smlouvy a po jejím ukončení po dobu nezbytnou pro vypořádání a ochranu před nároky;
• fakturační a daňová dokumentace – po dobu vyžadovanou platnými právními předpisy;
• korespondence a požadavky na podporu – po dobu nezbytnou k vyřízení záležitosti a následně po dobu odůvodněnou případným určením, výkonem nebo obhajobou právních nároků;
• technické údaje a logy – po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti, diagnostiky a odpovědnosti v souladu s platnými zásadami uchovávání údajů;
• údaje zpracovávané jménem Zákazníka – po dobu poskytování Služby a poté v souladu s pokyny Zákazníka a smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA) s přihlédnutím k cyklu mazání záloh.

9. Práva subjektů údajů

V případech stanovených GDPR má subjekt údajů právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů, vznesení námitky a odvolání souhlasu, pokud je zpracování založeno na souhlasu.

Žádosti lze zasílat na kontakt@varilo.eu. Pokud se žádost týká údajů zadaných do systému Varilo Zákazníkem vystupujícím jako správce, může Varilo postoupit žádost příslušnému Zákazníkovi nebo informovat danou osobu, že by měla kontaktovat tohoto Zákazníka.

Osoba, která se domnívá, že její údaje jsou zpracovávány v rozporu se zákonem, má právo podat stížnost u předsedy Úřadu pro ochranu osobních údajů (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – UODO) v Polsku nebo případně u jiného příslušného dozorového úřadu.

10. Povinné nebo dobrovolné poskytnutí údajů

Poskytnutí údajů vyžadovaných pro vytvoření účtu, uzavření smlouvy nebo vystavení faktury je dobrovolné, ale jejich neposkytnutí může znemožnit uzavření nebo plnění smlouvy. Zákazník vystupující v roli správce určuje rozsah údajů shromažďovaných v Kontrolních seznamech.

11. Automatizované rozhodování

Varilo nečiní rozhodnutí týkající se fyzických osob, která by měla právní účinky nebo se jich obdobně významně dotýkala, výhradně na základě automatizovaného zpracování ve smyslu článku 22 GDPR.

12. Zabezpečení údajů

Varilo uplatňuje technická a organizační opatření odpovídající povaze Služby a souvisejícím rizikům, včetně mechanismů kontroly přístupu, ochrany přenosu dat, zabezpečení administrátorských účtů, aktualizací softwaru a řešení zaměřených na udržení dostupnosti a obnovu dat. Rozsah těchto opatření je pravidelně upravován s ohledem na rozvoj Služby a infrastruktury.

13. Soubory cookie a obdobné technologie

Služba může používat soubory cookie, místní úložiště prohlížeče (local storage) a další podobné technologie. Nezbytné technologie mohou být využívány k zajištění provozu Služby, bezpečnosti, správy relací, ověřování uživatelů a ukládání uživatelských nastavení.

Soubory cookie nebo podobné technologie, které nejsou nezbytné pro poskytování Služby, zejména analytické či marketingové technologie, mohou být použity pouze po získání souhlasu vyžadovaného platnými právními předpisy, včetně článku 399 polského zákona o elektronických komunikacích. Uživatel musí mít možnost takové technologie odmítnout a své rozhodnutí později změnit.

Podrobný seznam aktuálně používaných technologií lze zobrazit v panelu pro správu souhlasů nebo v cookie liště ve Službě. Uživatelé mohou soubory cookie spravovat také prostřednictvím nastavení svého prohlížeče.

14. Marketingová komunikace

Varilo může zasílat obchodní sdělení nebo přímý marketing prostřednictvím e-mailu či jiných prostředků elektronické komunikace pouze po splnění požadavků platných právních předpisů, zejména po získání předchozího souhlasu, je-li vyžadován. Souhlas lze kdykoli odvolat.

15. Změny těchto Zásad

Tyto Zásady mohou být aktualizovány v důsledku změn právních předpisů, fungování Služby, infrastruktury, poskytovatelů nebo rozsahu zpracování. Aktuální verze je zveřejněna ve Službě spolu s datem účinnosti dané verze.

16. Kontakt

V záležitostech týkajících se ochrany soukromí a osobních údajů nás prosím kontaktujte na adrese: kontakt@varilo.eu.

Poštovní adresa: Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Polsko.

Jazyková poznámka: tato verze je překladem polského dokumentu. V případě výkladových rozporů má v rozsahu povoleném platnými právními předpisy přednost polské znění.