Podmínky poskytování služeb Varilo

• Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowskiul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, PolskoNIP: 841-161-18-09e-mail: kontakt@varilo.euWebové stránky: varilo.pl

§ 1. Všeobecná ustanovení

Tyto Podmínky poskytování služeb stanoví pravidla pro poskytování elektronických služeb prostřednictvím platformy Varilo společností Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Polsko, NIP 841-161-18-09, e-mail kontakt@varilo.eu, dále jen „Poskytovatel služeb“.

Služba je poskytována prostřednictvím webových stránek a platformy dostupné zejména na adrese varilo.pl.

Varilo je služba poskytovaná formou softwaru jako služby (SaaS), určená především pro podnikatele, právnické osoby, organizační složky a další organizace, které při své činnosti využívají kontrolní seznamy (checklists), prověrky, inspekce, obchůzky a reporty.

Pokud kogentní právní předpisy přiznávají fyzické osobě práva spotřebitele nebo práva rovnocenná právům spotřebitele, uplatní se tyto Podmínky s výhradou těchto kogentních ustanovení.

§ 2. Definice pojmů

Služba – online platforma Varilo včetně jejích funkcí.

Nabídka služeb – placený přístup k funkcím platformy Varilo v modelu SaaS.

Zákazník – subjekt, který s Poskytovatelem služeb uzavírá smlouvu o užívání platformy Varilo.

Uživatel – fyzická osoba, které Zákazník udělí individuální přístup k Účtu.

Správce účtu – Uživatel s administrátorskými oprávněními v rámci Účtu Zákazníka.

Inspektor – osoba vyplňující sdílený Kontrolní seznam, zejména po načtení QR kódu, NFC tagu nebo odkazu; tato osoba nemusí mít zřízen Účet.

Účet – vyhrazené prostředí Zákazníka v systému Varilo.

Kontrolní seznam (Checklist) – formulář, kontrolní seznam, dotazník nebo jiná sada polí a otázek vytvořená či zpřístupněná v systému Varilo.

Inspekce – jedno vyplnění Kontrolního seznamu.

Obsah zákazníka – data, odpovědi, fotografie, soubory, komentáře, kontrolní seznamy, protokoly a další materiály vložené do Služby Zákazníkem, jeho Uživateli nebo osobami jednajícími jeho jménem.

Tarif – předplatné určující limity vztahující se na využívání Služby.

Zúčtovací období – období, za které se účtuje poplatek za Službu; standardně jeden měsíc, pokud není dohodnuto jinak.

§ 3. Rozsah Služby

Varilo umožňuje zejména vytváření kontrolních seznamů a formulářů, provádění kontrol a obchůzek, sdílení kontrolních seznamů prostřednictvím QR kódů, NFC nebo odkazů, zaznamenávání výsledků a neshod, shromažďování příloh, generování protokolů a statistik a správu uživatelů a přístupových oprávnění.

Vybrané Kontrolní seznamy lze vyplňovat i bez přihlášení, pokud je Zákazník tímto způsobem nakonfiguruje a poskytne příslušný QR kód, NFC tag nebo odkaz.

Podrobný rozsah funkcí dostupných v daném okamžiku může být rovněž popsán ve Službě. Všechny standardní funkce systému Varilo jsou dostupné v placených Tarifech v závislosti na limitech platných pro zvolený Tarif.

Individuální služby, implementace, integrace, školení, dedikované funkce nebo SLA mohou být předmětem samostatné nabídky, zejména u Tarifu ENTERPRISE.

§ 4. Povaha nástroje a odpovědnost Zákazníka

Varilo je IT nástroj podporující digitalizaci a dokumentaci procesů. Používání systému Varilo nenahrazuje kontroly a revize vyžadované právními předpisy, rozhodnutí odborně způsobilých osob ani odborné právní, technické, kvalitativní posouzení nebo posouzení v oblasti BOZP a PO.

Zákazník nese výhradní odpovědnost za určení, jaké kontroly mají být prováděny, za jejich četnost, obsah otázek, osoby oprávněné k provádění kontrol a opatření vyžadovaná po zjištění neshody.

Šablony a vzorové kontrolní seznamy poskytované systémem Varilo mají pouze pomocný charakter. Zákazník je povinen je ověřit a přizpůsobit vlastním provozním podmínkám, postupům, zařízením a platným požadavkům.

§ 5. Technické požadavky

Pro využívání Služby musí mít Zákazník k dispozici:

• zařízení s přístupem k internetu;
• aktuální webový prohlížeč;
• aktivní e-mailovou adresu pro Uživatele, kteří mají Účet;
• zařízení schopné číst QR kódy, pokud Zákazník tuto funkci využívá;
• zařízení s podporou NFC, pokud Zákazník využívá NFC tagy.

Zákazník odpovídá za vlastní vybavení, internetové připojení a zabezpečení prostředí, ze kterého systém Varilo používá.

§ 6. Uzavření Smlouvy

Smlouvu lze uzavřít registrací Účtu a přijetím těchto Podmínek, odesláním objednávky, přijetím nabídky zaslané Poskytovatelem služeb nebo podpisem individuální smlouvy.

Přijetí těchto Podmínek je podmínkou pro využívání placené Služby.

Osoba, která vytváří Účet nebo objednává Službu jménem organizace, prohlašuje, že je oprávněna tuto organizaci zastupovat nebo disponuje příslušným pověřením.

Poskytovatel služeb může aktivaci placeného Tarifu podmínit poskytnutím údajů potřebných k vystavení faktury nebo přijetím dlužné platby, pokud je to uvedeno v nabídce nebo na faktuře.

§ 7. Účet a Uživatelé

Zákazník odpovídá za správnost a aktuálnost údajů poskytnutých při registraci a objednávce.

Přístupové údaje k Účtu jsou určeny pro konkrétního Uživatele a nesmí být sděleny neoprávněným osobám.

Zákazník odpovídá za udělování a odebírání oprávnění svým Uživatelům a za jednání osob využívajících Účet s oprávněními udělenými Zákazníkem.

Při podezření na neoprávněný přístup je Zákazník povinen Účet neprodleně zabezpečit a informovat Varilo.

§ 8. QR kódy, NFC a přístup bez přihlášení

Zákazník může Kontrolní seznam sdílet pomocí QR kódu, NFC tagu nebo odkazu. V závislosti na konfiguraci nemusí vyplnění Kontrolního seznamu vyžadovat přihlášení.

Zákazník odpovídá za místo a způsob zpřístupnění kódu, tagu nebo odkazu a za volbu rozsahu informací zpřístupněných osobě provádějící Inspekci.

Kód, tag nebo odkaz umožňující přístup k důvěrným informacím by měl být považován za přístupový prvek a odpovídajícím způsobem chráněn.

Dojde-li ke ztrátě kontroly nad kódem, tagem nebo odkazem, je Zákazník povinen jej deaktivovat nebo nahradit novým, pokud to funkcionalita umožňuje.

§ 9. Tarify a ceny

Standardní Tarify systému Varilo ke dni zveřejnění těchto Podmínek jsou:

Uvedené ceny jsou ceny bez DPH. DPH bude připočtena v sazbě vyžadované platnými právními předpisy.

Všechny standardní funkce systému Varilo jsou dostupné v placených Tarifech; jednotlivé Tarify se liší především svými limity.

U Tarifu ENTERPRISE se cena, limity a další podmínky sjednávají individuálně.

Pro nové objednávky platí aktuální Ceník zveřejněný ve Službě. Cena odsouhlasená Zákazníkem platí pro uhrazené Zúčtovací období.

§ 10. Limity Tarifů

Využívání Služby podléhá limitům platným pro zvolený Tarif.

Po dosažení limitu může Varilo omezit přidávání nových Uživatelů, aktivaci dalších Kontrolních seznamů, provádění nových Inspekcí nebo nahrávání dalších souborů v závislosti na překročeném limitu.

Dosažení limitu samo o sobě nevede k automatickému naúčtování dalších poplatků, pokud Zákazník nepřijal jiné podmínky.

Zákazník může požádat o přechod na vyšší Tarif nebo o individuální nabídku.

§ 11. Faktury a platby

Poplatek za Službu se hradí na základě faktury vystavené Poskytovatelem služeb.

Platba se provádí bankovním převodem na bankovní účet uvedený na faktuře. Varilo v současné době neinkasuje automatické platby ani nestrhává platby z platebních karet.

Datum splatnosti je uvedeno na faktuře, v nabídce nebo v individuální smlouvě.

Platba se považuje za uhrazenou dnem připsání částky na bankovní účet Poskytovatele.

V případě prodlení s platbou může Poskytovatel požadovat úhradu a účtovat zákonný úrok z prodlení v souladu s platnými právními předpisy.

Po marném uplynutí dodatečné lhůty uvedené ve výzvě k úhradě může Poskytovatel pozastavit přístup k placeným funkcím nebo možnost provádět nové Kontroly, a to až do úplného uhrazení dlužné částky.

Faktury jsou vystavovány a doručovány v souladu s platnými pravidly fakturace, v případě potřeby včetně polského Národního systému elektronické fakturace (KSeF).

§ 12. Doba trvání, vyúčtování a zrušení

Není-li mezi Stranami dohodnuto jinak, uzavírá se standardní Smlouva na dobu neurčitou a je účtována v měsíčních Zúčtovacích obdobích.

Zákazník může Službu kdykoli zrušit s účinností ke konci aktuálně uhrazeného Zúčtovacího období zasláním oznámení na e-mailovou adresu Poskytovatele nebo využitím funkce zrušení, pokud je ve Službě dostupná.

Zákazník může Službu využívat až do konce zaplaceného období. Poplatek za již započaté Zúčtovací období se nevrací, ledaže vrácení vyžadují kogentní právní předpisy nebo individuální ujednání.

U ročních smluv, smluv na dobu určitou nebo smluv ENTERPRISE mohou být pravidla doby trvání a ukončení v nabídce či smlouvě stanovena odlišně.

§ 13. Povinnosti Zákazníka a zakázané činnosti

Zákazník se zavazuje používat Varilo v souladu s právními předpisy, těmito Podmínkami a účelem Služby. Zejména je zakázáno:

• poskytovat protiprávní obsah nebo obsah porušující práva třetích stran;
• pokoušet se o neoprávněný přístup k systémům, Účtům jiných Zákazníků nebo infrastruktuře;
• obcházet limity, bezpečnostní opatření nebo mechanismy řízení přístupu;
• zanášet škodlivý kód, skripty nebo jiné prvky způsobilé narušit fungování Služby;
• používat Službu způsobem, který může způsobit nadměrné zatížení infrastruktury;
• kopírovat, dekompilovat nebo provádět zpětné inženýrství zdrojového kódu Varilo, s výjimkou rozsahu výslovně povoleného kogentními právními předpisy;
• přeprodávat nebo zpřístupňovat Varilo jako vlastní konkurenční službu Zákazníka bez souhlasu Poskytovatele.

§ 14. Obsah Zákazníka a vlastnictví dat

Práva k Obsahu Zákazníka zůstávají Zákazníkovi nebo příslušnému nositeli práv.

Zákazník uděluje Poskytovateli nevýhradní právo technicky zpracovávat Obsah Zákazníka výhradně v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby, zajištění bezpečnosti, poskytování technické podpory, vytváření záloh a plnění zákonných povinností.

Varilo nezískává vlastnické právo ke Kontrolním seznamům (Checklistům), odpovědím ani reportům Zákazníka.

Poskytovatel může používat technické a statistické informace v agregované nebo anonymizované podobě, která neumožňuje identifikaci Zákazníka ani fyzické osoby, za účelem správy, analýzy a vývoje Služby.

§ 15. Práva ke Službě

Práva k softwaru Varilo, rozhraní, grafickým prvkům, technickým řešením, názvu a materiálům náleží Poskytovateli nebo příslušným poskytovatelům licencí.

Po dobu trvání Smlouvy získává Zákazník nevýhradní a nepřevoditelné právo užívat Službu v souladu s těmito Podmínkami a zvoleným Tarifem.

Smlouva nepřevádí na Zákazníka autorská práva k softwaru Varilo.

§ 16. Ochrana osobních údajů

Pravidla pro zpracování údajů, u nichž Poskytovatel vystupuje jako správce, jsou uvedena v Zásadách ochrany osobních údajů a souborů cookie Varilo.

V případech, kdy Varilo zpracovává osobní údaje jménem Zákazníka, se uplatní Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) Varilo.

Přijetím těchto Podmínek a používáním Služby v pozici správce údajů Zákazník rovněž přijímá smlouvu DPA zpřístupněnou společností Varilo elektronicky, ledaže Strany podepsaly samostatnou smlouvu o zpracování osobních údajů.

§ 17. Důvěrnost informací

Strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o neveřejných technických, obchodních, organizačních a podnikatelských informacích získaných v souvislosti s plněním Smlouvy.

Důvěrné informace mohou být zpřístupněny osobám a dodavatelům v rozsahu nezbytném pro plnění Smlouvy za předpokladu, že jsou vázáni odpovídající povinností mlčenlivosti, nebo v případech, kdy zpřístupnění vyžaduje zákon.

Povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení Smlouvy.

§ 18. Dostupnost, aktualizace a údržba

Poskytovatel vynakládá náležitou péči k zajištění nepřetržitosti a bezpečnosti Služby; standardní Tarify však nezahrnují garantovanou úroveň dostupnosti SLA, pokud se Strany nedohodnou jinak.

K přerušení provozu může dojít zejména z důvodu údržby, aktualizací, poruch, bezpečnostních incidentů, jednání nebo výpadků poskytovatelů infrastruktury či událostí mimo přiměřenou kontrolu Poskytovatele.

Aplikace Varilo může být dále vyvíjena a aktualizována. Poskytovatel může upravovat rozhraní, technická řešení a funkce za předpokladu, že tím neporuší povinnosti vyplývající z příslušné Smlouvy.

Individuální SLA lze sjednat zejména u Tarifu ENTERPRISE.

§ 19. Technická podpora a reklamace

Technické požadavky a reklamace lze zasílat na kontakt@varilo.eu.

Požadavek by měl obsahovat údaje umožňující identifikaci Zákazníka a v maximální možné míře přesný popis problému. Poskytovatel může požadovat informace nezbytné pro reprodukci problému.

Poskytovatel vyřizuje požadavky bez zbytečného odkladu. Pokud kogentní předpisy vztahující se na Zákazníka stanoví konkrétní lhůtu pro vyřízení reklamace, má tato lhůta přednost.

§ 20. Pozastavení a ukončení

Poskytovatel může dočasně pozastavit přístup ke Službě v případě neuhrazení platby, podstatného porušení těchto Podmínek, bezpečnostního rizika, podezření na neoprávněný přístup nebo protiprávního užívání Služby.

Pokud to povaha porušení umožňuje, Poskytovatel před trvalým ukončením Smlouvy vyzve Zákazníka k nápravě porušení v přiměřené lhůtě.

Poskytovatel může Smlouvu vypovědět s okamžitou účinností v případě závažného nebo opakovaného porušení těchto Podmínek, zejména pokud toto porušení ohrožuje bezpečnost Služby nebo práva jiných osob.

Pokud má být provoz služby Varilo ukončen z jiných důvodů než z důvodu porušení ze strany Zákazníka, Poskytovatel s přiměřeným předstihem, je-li to rozumně možné, aktivní Zákazníky informuje a umožní jim stáhnout jejich data pomocí dostupných exportních funkcí.

§ 21. Data po ukončení smlouvy

Před ukončením Smlouvy by si měl Zákazník stáhnout veškeré reporty a další data, která si přeje zachovat, a to pomocí dostupných exportních funkcí.

Po ukončení Služby jsou osobní údaje zpracovávané jménem Zákazníka vymazány nebo vráceny v souladu se smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA) a pokyny Zákazníka, pokud zákon nevyžaduje jejich další uchovávání.

Data mohou zůstat v zabezpečených zálohách, dokud nebudou přepsána v rámci běžné rotace zálohování. Během tohoto období nejsou data využívána k jiným účelům než k zajištění integrity záloh a plnění zákonných povinností.

§ 22. Odpovědnost

Zákazník odpovídá za obsah svých Kontrolních seznamů (Checklistů), správnost zadaných údajů, interpretaci výsledků Kontrol, rozhodnutí přijatá na jejich základě, udělení přístupových práv a soulad svých procesů s platnými právními předpisy.

Ve vztazích s podnikatelskými Zákazníky nenese Poskytovatel v rozsahu povoleném zákonem odpovědnost za ušlý zisk ani nepřímé škody, ani za následky způsobené výhradně nesprávnou konfigurací Kontrolních seznamů, nesprávnými údaji, nečinností Zákazníka v návaznosti na výsledky Kontrol, fungováním zařízení či sítě Zákazníka nebo systémy třetích stran mimo kontrolu Poskytovatele.

V B2B vztazích je celková odpovědnost Poskytovatele za škody vyplývající ze Smlouvy v rozsahu povoleném zákonem omezena na částku čistých poplatků bez DPH, které Zákazník uhradil za Službu během 12 měsíců předcházejících události, jež vedla ke vzniku odpovědnosti.

Tato omezení neplatí v případech, kdy je vyloučení nebo omezení odpovědnosti zakázáno kogentními právními předpisy, zejména pokud jde o škodu způsobenou úmyslně.

§ 23. Změny cen a Podmínek

Poskytovatel může Ceník pro budoucí Zúčtovací období změnit z oprávněných důvodů, mezi něž patří změny nákladů na infrastrukturu, nákladů na externí služby, daní, inflace, vývoj nebo změny v rozsahu Služby.

Nová cena se nevztahuje na Zúčtovací období, které již bylo uhrazeno. Zákazník bude o změně informován před začátkem období, na které se nová cena vztahuje, a může Službu před nabytím účinnosti nové ceny zrušit.

Tyto Podmínky mohou být změněny z důvodu změn právních předpisů, funkcionalit, technologií, bezpečnosti nebo modelu poskytování Služby. O každé podstatné změně, která se dotýká aktivní Smlouvy, bude Zákazník s přiměřeným předstihem informován.

Pokud kogentní ustanovení vztahující se na konkrétního Zákazníka stanoví zvláštní pravidla pro změnu smlouvy nebo digitální služby, mají tato ustanovení přednost.

§ 24. Rozhodné právo a závěrečná ustanovení

Smlouva se řídí polským právem.

Spory s podnikatelskými Zákazníky budou předloženy soudu místně příslušnému podle sídla Poskytovatele, pokud se Smluvní strany nedohodnou jinak nebo kogentní právní předpisy nestanoví jinak.

Tyto Podmínky jsou zpřístupněny ve formě, která umožňuje jejich uložení a reprodukci.

Záležitosti neupravené těmito Podmínkami se řídí platným polským právem a právem Evropské unie, zejména polským občanským zákoníkem, zákonem o poskytování služeb elektronickými prostředky, GDPR, polským zákonem o elektronických komunikacích a tam, kde je to relevantní, polským zákonem o právech spotřebitelů.

Kontakt na Poskytovatele: kontakt@varilo.eu.

Tato verze Podmínek je účinná od 5. září 2026.

Jazyková poznámka: tato česká verze je překladem polských Podmínek. Není-li výslovně dohodnuto jinak, v případě výkladových rozporů má v rozsahu povoleném platným právem přednost polská verze.